Akcesoria przydatne do porządkowania dokumentów

Akcesoria przydatne do porządkowania dokumentów

Organizacja pracy papierkowej i akt

Początek pracy Nie warto się frustrować tym, że nie umiemy znaleźć odpowiedniego dokumentu. Lepiej stworzyć odpowiedni system, z którym można żyć. Najlepiej zacząć od przejrzenia plików. Następnie potrzebna nam będzie niszczarka oraz miejsce służące do sortowania dokumentów w trzech wariantach.

1 krok: sortowanie papieru

Należy sortować dokumentację w trzech wariantach: dokumenty do przechowywania na stałe; dokumenty do przechowywania tymczasowego oraz dokumenty do zniszczenia. Można też zeskanować lub zrobić zdjęcia dokumentom, których nie chcemy przechowywać na stałe.

2 krok: system step up

Zależy nam na założeniu systemu archiwizacyjnego, działającego dla nas. Najpierw zastanówmy się, jak dużo mamy pracy papierkowej albo ile posiadamy dokumentów. W sytuacji gdy nie jest ich dużo, można je posortować na pliki aktywne i nieaktywne.

3 krok: oznaczenie swoich akt

Najważniejsze jest tworzenie głównych kategorii oraz oznaczanie kart na wiszących plikach. Jedną z opcji jest kodowanie każdej kategorii kolorami. W celu ułatwienia poszukiwanej karty, należy się upewnić, że wiszące pliki są tak ustawione, aby karty były w linii prostej.

Karty powinny też posiadać podkategorie. Najlepiej postawić na szczegółowość: im bardziej szczegółowe są kategorie, tym łatwiej nam coś znaleźć. Przykładowo stwórzmy plik Dentysta. We wnętrzu tego wiszącego pliku są wewnętrzne foldery plików dla wszystkich członków twojej rodziny.

W kategorie zgłoszeń mogą wchodzić: Praca, Bankowość, Dom, Inwestowanie, Zdrowie, Podatki, Zwierzęta domowe, Stomatologia, Ubezpieczenia, Dzieci oraz Gwarancje.

4 krok: szafka na dokumenty w przypadku dużej ilości pracy papierkowej

Gdy mamy dużo papierkowej pracy oraz plików, prawdopodobnie zechcemy korzystać z szafki na pliki. Istotne jest używanie zarówno wewnętrznych folderów z plikami, jak i wiszących plików. Umożliwia to znalezienie oraz dostęp do dokumentów, których potrzebujemy, a później włożenie ich tam, gdzie jest ich miejsce. Warto podążać za swoim systemem etykietowania.

5 krok: bezpieczne przechowywanie stałych plików

Pliki stałe powinny być przechowywane oddzielnie, co stworzy więcej miejsca w szafce. Wiele rzeczy powinno się przechowywać w skrytce depozytowej. Pozostałe, mniej istotne pliki można przechowywać w pojemnikach na półce, w garażu lub na strychu.

6 krok: częste niszczenie

Warto regularnie niszczyć niepotrzebne już dokumenty, aby oszczędzać miejsce oraz chronić tożsamość. Szczególnie powinniśmy uważać na to, co zawiera naszą datę urodzenia, konto bankowe, adres zamieszkania czy numer ubezpieczenia społecznego.

7 krok: korzystanie z systemu archiwizacji

Pliki należy wypełniać na bieżąco i wypełniać w czasie ich otrzymywania. Gdy zastępujemy jakieś dokumenty, powinniśmy się upewnić, że zniszczyliśmy i usunęliśmy stare. Teraz możemy cieszyć się miejscem pracy, które jest zorganizowane. Jest to niezwykle istotne i pomaga zachować porządek nie tylko na zewnątrz, ale także wewnątrz nas.

Sprawdź: Skoroszyt na dokumenty

Previous Drukowanie książek: Doskonała oprawa i zszywanie grzbietu

Może to Ci się spodoba

Strefa Biznesu 0 Comments

Zbliża się szczyt sezonu dla firm kurierskich

Z roku na rok Polacy coraz więcej zakupów przedświątecznych robią w sklepach internetowych. Dlatego grudzień to gorący okres dla firm kurierskich. Ruch paczkowy rośnie wówczas o 30 proc., a tuż przed samymi świętami

Strefa Biznesu 0 Comments

Rola agencji rekrutacyjnych

W tym momencie warto poświęcić chwilę na wyjaśnienie, czym są agencje rekrutacyjne, jak pracują i jak otrzymują wynagrodzenie. Czym jest Agencja Rekrutacyjna? Agencje rekrutacyjne to firmy zewnętrzne, które wyjeżdżają i

Strefa Biznesu 0 Comments

Hurtownia optyczna w Krakowie

Jednym z najważniejszych zmysłów jest wzrok. To właśnie dzięki niemu jesteśmy w stanie odbierać świat, który nas otacza. W związku z tym każdy z nas powinien dbać o dobrą kondycję

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź